Дашборд для управления фондом оплаты труда в Excel

Excel шаблон дашборда для учета и анализа эффективности расходов на заработную плату сотрудников компании. Фонд оплаты труда — это самая большая статья расходов в каждой компании. Визуализация данных позволяет презентовать корреляцию расходов заработной платы и динамику влияния на положительные результаты. Данный пример демонстрирует как Excel, может быть дать больше возможностей для бухгалтера, менеджера или HR специалиста благодаря своим инструментам визуализации данных.

Деловой стиль дизайна дашборда для управляющего фондом заработной платы

В основе мотивации сотрудников на первом месте всегда находится достойное финансовое вознаграждение. Высокий оклад и премии очень часто является стимулом карьерного роста. Наибольшее количество миллионеров работает в найме, а не в частном собственном бизнесе. Почему зарплата так сильно виляет на мотивацию сотрудников?

Существует спорное утверждение, что в современном мире нет другой свободы, кроме финансовой. Если это было на 100% правда, то самые богатые люди были бы самыми свободными, но на практике видно, что это далеко не так. Им приходится полностью быть вовлеченными в контроль над своим капиталом.

Но нельзя исключать тот факт, что в пирамиде свобод именно финансовая свобода является фундаментом, на котором гораздо проще строить все остальные. Она убирает «шум» выживания, позволяя вам заняться поиском высших смыслов. Вот почему так важно эффективно управлять фондом заработной платы удерживая баланс между удовлетворением окладом сотрудников и эффективности результатов их работы.

Excel – это самое популярное приложение для офисного сотрудника! Важно использовать в своем инструментарии не только сводные таблицы, но и интерактивную визуализацию данных на их основе. Так мы получим инструмент для анализа влияния ФОТ на ключевые показатели эффективности (KPI) компании.

В качестве прототипа можно использовать шаблон Excel, на котором будут ощутимы все преимущества интерактивного дашборда для финансовой отчетности и управления.

Что должен включать такой визуальный отчет? Рассмотрим структуру дашборда отдельно по каждому блоку визуализации данных.

Главное меню и сводная информация на дашборде

В шапке дашборда находится главное меню переключения между экранами дашборда для детального анализа по каждому показателю. Также в шапке расположен блок кнопок для переключения истории исходных данных о финансовых показателях по годам.

Ниже расположены 2 блока сводной итоговой информацией о расходах фонда заработной платы:

В левой части общий годовой расход фонда в абсолютном и относительном выражении.
В правой части расход компании за текущий месяц и сегментирован детально по департаментам.

Сводная информация дублируется на каждом экране, чтобы не терять фокус с объема текущих расходов и всегда соотносить его с текущими итоговыми показателями KPI.

Распределение заработной платы по местоположению

Структура распределения фонда оплаты труда по локализации работников в компании:

Главный офис
Региональные офисы
Региональные филиалы
Удаленные сотрудники
Аутсорсинг

Каждому менеджеру интересно и полезно знать как распределяется инвестиционный капитал не только по депортаментам но и по офисам. Что очень часто не одно и тоже. Ведь один депортамент может распространять свои полномочия на несколько офисов, точно также как и одни офис может обслуживать несколько депортаментов компании.

Коррелация финансовых компенсаций и KPI по категориям сотрудников

В этом блоке визуализации явно отслеживается соотношение уровней финансвой компенсации и показателей эффективнсоти KPI сотрудников по разнм категориям (A, B, C, D, E). Это могут быть те же самые депортаменты, офисы или отдельный список категорий по своим уникальным условиям.

Как видно на диаграмме радар далеко не всегда коррелируются уровни компенсации с уровнем KPI. Естестенно на это имеют влияние определенные поведенческие факторы и условия работы. Следует уточнить у ответсвенных менеджеров причыни потери корреляции. Возможно незакрыты несправедливые взаимотношения с командой. В рамках ходатайства о поддержке управленческого состава следует принимать во внимание и объективные внешние обстоятельства для текущей сложившийся ситуации.

Накопление фонда заработной платы

Здесь все предельно просто и понятно. Каждый бар — это ежемесячный уровень объема поступлений финансовых средств, выделенных на Фонд Оплаты Труда. Горизонтальная линия – это ежемесячный план, который должны выполнять все ответственные команды компании. Начиная от отдела продаж и заканчивая главным департаментом центрального управления.

Экспонированный ярким цветом бар – это курсор, указывающий на выбранный месяц для анализа на дашборде. Одновременно можно выбирать несколько месяцев сразу и тогда будут подсвечиваться несколько баров. Например, когда нужно проанализировать данные за квартал (выбрать сразу три месяца).

Подписи оси X являются интерактивными кнопками для переключения по месяцам. Такие интерактивные подписи для графика реализованы с помощью срезов данных сводных таблиц в Excel. Очень наглядно и удобно в использовании.

Топ-5 продавцов по размеру заработной платы

Анализ рейтинга сотрудников по объему выплаченных финансовых вознаграждений в виде ежемесячного оклада и бонусов. Интерактивный горизонтальный бар-чарт с функцией сортировки по убыванию позволяет сортировать по двум количественным показателям.

В результате визуализация позволяет наглядно отслеживать какие сотрудники больше зарабатывают бонусов относительно рейтинга успешных работников по выплатам фиксированной заработной платы. И это очень часто разные люди как видно на графике. Следовательно, можно сделать соответствующее выводы для дальнейшей стратегии финансового вознаграждения персонала.

Прогнозирование начислений

Данный блок линейных графиков с маркерами и заполнением позволяет наглядно оценить потенциал финансового обогащения сотрудников за счет зарплаты под влиянием роста компании. Естественно, следует учитывать факторы сезонности продаж, что прямо влияет на возможность получения бонусных или премиальных вознаграждений.

Прогнозы не всегда сбываются, как и планы продаж. Но мы помним, что сам по себе план – ничто, но планирование – это все!

Расширение возможностей визуализации данных в Excel

Возможности шаблона Excel дашборда можно расширять, добавляя новые блоки визуализации для оптимизации под свои конкретные условия и требования отчетности. Для того, чтобы вам сэкономить время предлагаем скачать готовый шаблон с дизайном в деловом стиле:

Скачать дашборд для управления фондом оплаты труда в Excel

Теперь вам остается лишь заполнить свои исходные данные и обновить сводные таблицы нажав комбинацию горячих клавиш Alt + F5. Добавляйте свои уникальные решения для визуализации данных, как новые экраны дашборда. Не спешите создавать весь отчет полностью с нуля. Сначала ознакомитесь с готовым примером для прототипирования и свободного использования.