KPI дашборд для управления стартап проектами в Excel

Все то, что мы можем измерить мы им можем управлять. KPI планы позволяют нам измерять текущее положение выполняемых задач относительно наших целей. Истина познается в сравнении. Шаблон Excel дашборда позволяет отслеживать подтверждение гипотезы стартапа при столкновении с реальностью.

Пример как использовать дашборд для роста выручки с помощью KPI

Всем людям нравится решать задачи. Цель этого KPI дашборда – показать текущий результат и спрогнозировать его в будущем. Для этого предлагаются встроенные инструменты корректировки уровней KPI планов по разным категориям задач относительно их текущих показателей выполнения. Таким образом можно быстро оптимизировать стратегию, составленную на основе гипотез под суровую реальность для самого сложного периода выживания стартапа. В начале пути все всегда сложнее.

Бизнесу особенно нужна поддержка, когда еще нет достаточной статистики для точных прогнозов. Когда недостаточно данных для установки справедливых KPI планов. Требуется регулярная корректировка ориентировочных значений эффективности. Набольшее количество самых важных вопросов возникает именно в начале пути, а дальше уже легче – ответов все больше и вопросов все меньше.

Что важнее KPI или выручка?

Key Performance Indicators – это измеримые значения результатов выполнения поставленных прямых задач перед сотрудниками.

Пример для более простого понимания выполнение плана KPI. Перед сотрудниками ставится план создания результатов работы за определенное время. Эти результаты имеют прямое влияние на выручку.

Возникает вопрос: на основе чего составляются планы KPI? На основе декомпозиции финансовых целей предприятия. Например, финансовая цель выйти на выручку $ 1 000 000 в год – это 10 000 продаж товаров стоимостью по $100. То есть 834 продажи в месяц. Ежемесячный KPI план составляет 834 продажи в месяц. Если в текущем месяце было ровно 700 продаж значит KPI план выполнен на 84%.

Но вернемся теперь к главному вопросу, что важнее KPI или сама выручка для предприятия? Оба показатели важны, но еще более важна парильная последовательность.

- Выручка важнее KPI как конечный критерий жизнеспособности бизнеса.

Но:

- KPI важнее для управления этой выручкой!

На первый взгляд, зачем усложнять? Есть финансовая цель и ее закрывает выручка, к чему декомпозиции?

Сама выручка – это ресурс финансового запаса. Но стратегически предприятию не так важны сами финансы, как система способная создавать финансы на регулярной основе.

Если компания делает ставку только на выручку следует учитывать, что деньги – это всегда запаздывающий показатель. Нет более лживой отчетности о продажах, чем в деньгах. Если требовать от команды сотрудников только выручку, возникают риски:

• ухудшение качества лидов;
• потеря кредита доверия постоянных клиентов;
• возникновение ошибок в предложениях;
• манипуляция отчетностью;
• агрессивные продажи;
• ухудшение качества продукта и др.

В результате финансовые показатели растут, но система уже разрушается.

К тому же деньги – это всегда запаздывающий индикатор. Более того денежная цель – низко управляемая. Множество факторов постоянно влияют на финансовый результат:

• рынок;
• конкуренты;
• сезонность;
• экономика;
• курс валют;
• случайность;
• внешние кризисы.

Менеджменту трудно удержать уровень самомотивации, когда невидно причинноследсвтенных связей на результат. Теряется ощущения контроля и вера в собственные силы для достижения результата. Для веры всегда важен прецедент!

Выполнение планов KPI – это всегда высоко управляемая цель. Ее результат напрямую зависит от действий сотрудников или исполнителей, перед которыми поставлена цель.

Но в погоне за премиальными вознаграждениями за перевыполнения планов KPI также могут возникать риски снижения качества в пользу количества. Более того без достижения должного объема выручки перевыполненные планы KPI уже не имеют смысла.

Управление выполнения плана KPI по росту выручки

Целый экран дашборда посвящается анализу прибыльности проекта. Сводная диаграмма на первом плане справа отображает среднее значение выполнения годового плана KPI по всем планам для всех показателей, представленных на данном дашборде.

На комбинированном линейном графике презентуется главный показатель – рост ежемесячных доходов на протяжении целого года. Синяя гистограмма с шириной на весь фон графика разделяет год на периоды до и после. Это позволяет управлять вниманием пользователя так чтобы лучше коррелировать значения и находить причинноследсвтенные связи в сравнительном анализе данных.

Синяя плавная кривая – фактическое значение доходов. Алая косая линия – уровень достижения показателя для выполнения KPI плана на 100% в каждом месяце. Как видно на рисунке, согласно плану, цель направлена в сторону стабильного умеренного роста.

В этом блоке визуализации данных для работы используются 3 интерактивных элемента управления:

1. Управление корректировкой косой линии плана для моделирования различных сценариев и выбора или оптимизации стратегий. Это обычный счетчик – элемент для управления формами в Excel. В своих настройках ссылается на обычные ячейки, чтобы изменять их значения под управлением пользователя – это очень удобно.
2. Кнопка тумблера для включения / выключения визуальной информации о показателях выполнения плана. Помогает скрыть косую алую линию для чистоты визуального восприятия данных при необходимости. Реализация кнопки была выполнена с помощью кластерного бар-чарта для анимации, векторных фигур для дизайна и чекбокс элемента управления формой для пользовательской интерактивности. Собрав все эти стандартные инструменты Excel как конструктор в один объект, пользователь получает возможность создавать свои собственные элементы управления с уникальным дизайном для дашборда.
3. Блок кнопок вместо подписей на оси X линейного графика. Целевое предназначения этого элемента управления – выбирать данные по месяцам, а также по другим учетным периодам: квартал, полугодие, период сезона продаж и др. Полномочия этого блока управления распространяются на весь дашборд и всего его экраны. Это значит, что данному элементу управления подчиняются все диаграммы на дашборде. Они будут отображать значение показателя за месяц, который указан с помощью этого блока кнопок. Или суммарное итоговое значения за группу месяцев. Реализован блок кнопок с помощью среза данных сводных таблиц. Фактически мы управляем сводными таблицами, на основе которых построены все диаграммы – это принцип реализации главной интерактивной механики на дашборде.

На первой карточке шапки дашборда находится второй срез данных сводных таблиц для переключения значений на диаграммах по годам:

Принцип использования и функционирования – аналогичен. Можно делать мульти выборку данных одновременно за несколько лет и наблюдать на всех диаграммах дашборда сводные суммированные значения за выбранный переход. Хоть за все 4 года суммарно.

Анализ уровня энтузиазма сотрудников

Лучевая диаграмма в Excel наглядно показывает в каком месяце был выполнен KPI план достижения удовольствия сотрудников от работы. Данный отчет основывается на анкетировании проводимого через HR специалистов. Дальше видеться расчет результатов по тестам, получаем коэффициенты и усредненное процентное значение.

Блок визуализации позволяет корректировать уровень плана с помощью интерактивного элемента – счетчик. А также можно полностью скрыть план с виду воспользовавшись пользовательским тумблером выключателем.

Рост прибыли за счет роста клиентской сети

Реферальный маркетинг – это рычаг эффективности. Реферальные программы вознаграждения за привлечение клиентов всегда окупаются. Любому бизнесу нужны продажи, а источник продаж – это клиент. Все работают на клиента, даже работодатели. Почему реферальный маркетинг является рычагом? С каждым новым участником сеть реализации становится сильнее. Операционная деятельность очень плохо масштабируется в условиях автономии, но с ростом сети каждая операция увеличивается пропорционально. В итоге суммарно все операции дают экспоненциальный рост результативности с каждой итерации при том, что их количество может даже не увеличиваться, а иногда уменьшаться, но рост будет продолжаться за счет новых клиентов.

Поэтому на диаграмме прогресса загрузки наблюдается постоянное увеличение секторов с каждым новым движением.

Данный блок имеет функцию теста, чтобы наблюдать динамику изменений при ускоренном прохождении операционных итераций.

Необязательно устанавливать план сразу на 100%. Хоть и есть полезный совет на тему смены рода деятельности: «Если вы не владеете 100% рынка, вам все еще есть чем заниматься». Но в реальности 100% рынка – не реально. Поэтому диаграмма позволяет корректировать план на меньшие доли 80% или 60%. В некоторых условиях на глобальных мировых рынках 30% – это уже монополия, открывающая серьезные возможности для торговых манипуляций.

Дизайн дашборда для управления KPI планами стартапов

Внешний вид шаблона дашборда повышает удовольствие от работы за анализом данных. Применяются некоторые техники из неоморфизама для создания эффекта ментальной тактильности. Имеется также светлая версия дизайна для работы в активный период суток:

Дизайн дашборда делает его приятным в работе на всех устройствах с большим экраном: ПК, ноутбук или планшет. Вы можете улучшать возможности этого шаблона:

Скачать KPI дашборд для управления стартап проектами в Excel

Главная задача стартапа – это выжить. В следующей статье мы рассмотрим второй экран шаблона, посвященный теме выживаемости бизнеса. Помните стойкость важнее гениальности!